Onboarding de Famílias na Educação Infantil: Um guia básico para a Coordenação

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Poucas ações no início de um ano trazem mais resultados positivos ou negativos do que a entrada de novas famílias na escola. A coordenadora tem muitas funções e praticamente tudo pode ser refeito se algo não aconteceu ou saiu como planejado durante o ano letivo, exceto a primeira impressão das famílias sobre a escola. Se você começar mal com os pais, a recuperação dessa relação vai ser difícil não só para você, mas para a escola toda. O seu foco principal no início do ano precisa ser cuidar das relações com as famílias, a escola inteira te agradecerá. 

Esse trabalho é extremamente fundamental, e a maneira que você lida com esses eventos cria a relação da escola com as famílias. Se você está andando loucamente pela escola porque tem mil coisas para fazer, o que isso demonstra para as famílias? Se você está apressada enquanto fala com elas? Se você fala que vai mandar um email e esquece… Nesse começo, muitas vezes é a coordenadora que representa e cria a primeira impressão da seriedade da escola na cabeça das famílias. Olha a responsabilidade que você tem! 

Disclaimer grande: isso não significa ceder às vontades múltiplas e diversas das famílias, esse início é também um momento de colocar limites nas relações com cuidado e empatia cognitiva. Se você começar a ceder às vontades achando que isso vai criar uma parceria forte, saiba que esse não é o caso, como não é com qualquer ser humano. Só vão achar ruim quando você mudar de postura e começar a não atender as vontades deles. Não! A escola tem regras, tem procedimentos e no primeiro dia elas têm que saber isso e que, embora você vá cuidar muito bem delas e de seu(s) filho(s), as famílias fazem parte de um todo, um coletivo que é o cerne da escola. 

Voltando, é claro que cada escola é diferente com suas múltiplas culturas e procedimentos, mas, aqui, vou dar algumas dicas de ações básicas que, na minha experiência, SEMPRE cultivaram boas relações no início do ano:  

  1. Reunião individual com cada família nova. É um investimento grande de tempo? Sim. Uma dica é começar em dezembro com os pais novos que entrarão na escola no ano seguinte para ajudar na logística de atendimento. Essa pode ser a primeira vez que a família será convidada para estar na escola, ou a primeira vez que a criança estará em uma escola, ou pode ser a terceira escola que a criança frequenta em um ano. Nessa reunião, o objetivo é entender de que contexto essa criança nova está vindo, qual é o histórico escolar desse Toddler, se tiver, se a família tem algo para dizer sobre sua saúde que não colocou na ficha de saúde (sempre cheque se a criança não tem alergias mesmo), fazer uma entrevista básica com a família é essencial.

    Outro ponto para essa reunião é que a família seja ouvida, acolhida e uma relação de confiança seja estabelecida com você. Existe uma quantidade enorme de famílias que sentaram na minha frente e, ao longo da primeira entrevista, enquanto eu tirava as dúvidas sobre a escola, a adaptação, e outros assuntos, elas começaram a contar sobre suas inseguranças como mães e pais, seus medos sobre possíveis questões de saúde com seus filhos, uma separação que está prestes a acontecer, um diagnóstico seríssimo de saúde de um dos pais. São tantos os assuntos delicados que aparecem nessas reuniões com uma coordenadora que tem uma boa escuta à família! Nada aparece nas fichas de matrícula, claro, são delicados demais para serem anotados num papel – é preciso um ouvido humano. Assim, além de ouvir e entender o que está acontecendo na vida dessa criança, você já consegue orientar a família sobre como lidar melhor com a situação na escola, até mesmo encaminhar a criança para uma especialista e criar um plano de apoio para a criança.
  2. Reunião geral + em pequenos grupos. Antes de iniciar na escola, a maioria dos pais não está preocupada nem interessada na parte pedagógica da escola. Eles estão pensando na adaptação, nos materiais, na rotina nova do filho. Então foque no início do ano, antes de começar as aulas, em fazer uma reunião geral com os pais novos para falar das regras e procedimentos da escola – já os introduza na comunidade, na mentalidade coletiva.

    É a hora de você mostrar como a criança aprende na escola (metodologia mesmo – crenças pedagógicas gerais – e só isso da parte pedagógica) e como ocorre a aquisição da língua adicional, o que é uma boa parceria família-escola, o que você espera da família, como a escola vai se comunicar com ela e com qual frequência, onde podem achar informações, com quem contar quando tiverem dúvidas, e no final da reunião – que não durou mais do que 30 minutos – encaminhe cada família para a sala de aula da criança, onde a professora conduzirá a próxima reunião.

    Aqui é um momento para a professora se apresentar para o novo grupo de famílias e falar de um momento muito delicado que é o processo de adaptação. Ela pode tirar dúvidas, estabelecer limites e meios de comunicação, gestos que ela fará que os familiares possam entender, definir a quantidade de pessoas dentro da sala por vez, os dias e horários de cada família (até pensando nas informações que você deu para a professora após a entrevista inicial com cada família). Aqui também é um bom momento para a professora marcar quando será a próxima reunião em que ela vai falar sobre as expectativas de aprendizagem e da faixa etária, que poderá ser por volta de um mês após o iníco das aulas, quando a rotina de todos já estiver mais calma. 

Feitas essas duas reuniões, você vai perceber as famílias muito menos ansiosas e se sentindo ouvidas e preparadas para a entrada da criança na escola. Elas sabem onde buscar informações, como falar com a professora se precisarem, como vai ser a rotina da criança, as datas e horários da adaptação, materiais que vão precisar adquirir e têm uma expectativa para o processo de adaptação na escola e quando vão fazer a próxima reunião. Famílias bem informadas em uma escola consistente e organizada é tudo de bom!

Agora com tudo isso, vamos para os detalhes que não são fundamentais e ajudam MUITO na entrada de novas famílias:

  1. Escola bem sinalizada com sala de espera para famílias em adaptação. Você se lembra de quando entrou na escola em que você trabalha pela primeira vez? Você sabia onde eram os banheiros? Onde beber água? Onde fazer reunião? Onde esperar? As famílias também não sabem. Então, sinalize a escola nesse primeiro momento com várias placas removíveis, com setas, títulos e tudo que elas precisam para uma boa locomoção independente na escola.

    Além disso, crie um espaço temporário (e deixe isso claro na reunião geral) onde as famílias podem aguardar durante o processo de adaptação. Uma sala de aula é perfeita, com mesas para um adulto trabalhar, umas placas com o nome da rede e senha do wifi, uma música ambiente (até para diminuir o barulho de choro), lencinho de papel, informações e lembretes visíveis do que vai acontecer no dia seguinte no processo de adaptação, e se possível, um cafezinho e água. Se a sua escola não tiver esse espaço, crie um mapa ou lista de locais na vizinhança onde as famílias podem aguardar durante o processo de adaptação. Isso mostra organização e acolhimento para as famílias. 
  2. Coordenadora + uma pessoa sempre disponível. Você precisa estar 100% disponível para as famílias e as professoras durante a adaptação. Normalmente, ou você está com uma criança chorando na sala, ligando para uma pessoa da família, ou abraçando uma mãe chorando, certo? Então, desmarque qualquer compromisso que você tiver durante esse tempo para focar no que importa nesse início. O resto pode e deve esperar.

    Eleja mais uma pessoa para te ajudar a receber, orientar e consolar as famílias. Você não poderá estar em todos os lugares ao mesmo tempo e, quando você tiver com uma família, a outra pessoa poderá ver se a sala de espera ou as salas de aulas estão organizadas e se precisam de qualquer coisa. Dica de ouro: use tênis ou sapatos muito confortáveis nesses dias, você estará rodando a escola como um pião!
  3. Não desgrude do seu caderninho. Se existe um momento importante para você andar com um caderno, é agora. Se você falou que vai achar/mandar uma informação, anote, e tenha certeza que você não vai embora da escola até que isso aconteça. Você está criando um laço forte de confiança com as famílias e sua palavra é tudo nesse momento. Anote o que ocorrer nas semanas de adaptação, isso vai ajudar você a não esquecer o email que precisa mandar para fulana, a informação que você precisa procurar para sicrana, a alergia que você tem que verificar, um detalhe que precisa virar um email geral para os pais que você esqueceu de falar na reunião geral, o pedido de lencinhos para o dia seguinte porque já se esgotaram na sala… tudo, mil coisas, anote e faça tudo na lista para gerar consistência da sua palavra com as famílias (e é claro, com as professoras)! 
  1. Cuidar dos pequenos detalhes. Coloque-se no lugar da família mais uma vez ao verificar que ela será bem recebida. Segue uma lista de perguntas para você responder antes de convidar as famílias para a escola:
  • Elas sabem onde encontrar a lista de materiais? Onde comprar uniforme? Onde achar o cardápio e calendário escolar? 
  • Elas sabem que os horários podem ser diferentes no início do ano por conta da adaptação? Foram informados com bastante antecedência para não criar ruídos?
  • As reuniões vão ser online ou presenciais? Gravadas ou não? Onde vão estacionar ao chegar na escola?
  • Tem cadeira para todo mundo sentar? Tem família com pessoas com deficiência? Qual tipo? Tem pais estrangeiros? Como adaptar o ambiente para essas pessoas com deficiência? 
  • Se uma família faltar, como ela pode receber a informação perdida? 
  • As famílias poderão acessar o wifi? Onde vão ficar na escola? Podem trabalhar? Onde você não quer que elas estejam e como elas vão saber? 
  • As famílias podem tirar fotos na escola? Como fica a proteção de dados e a imagem da criança?

Tantas coisas para preparar e pensar para receber as famílias com cuidado, carinho, atenção e empatia. Nunca é fácil começar em uma escola nova, cada mudança na vida de uma família é algo grande para ela e quanto mais informação ela puder receber da escola e com antecedência melhor é a entrada.

Cuide bem desse começo, ele só acontece uma vez na vida da família. Fazendo um bom trabalho de acolhimento, você diminui significativamente os ruídos e os problemas e estabelece uma relação de confiança e de escuta. E com essa relação, os erros comuns do dia a dia podem ser superados com paciência, honestidade e parceria.

Bom início de ano para você! 

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